Términos y condiciones

1. El servicio

Trevol es una plataforma de facturación electrónica, con software propio habilitado ante la DIAN conforme al Anexo Técnico 1.9 de factura electrónica, que le permite al Cliente:

• generar facturas electrónicas de venta y notas crédito y débito;
• transmitirlas a la DIAN para su validación;
• entregar cada factura a su comprador por correo electrónico, desde facturas@trevol.si, con su representación gráfica en PDF y su XML;
• consultar y descargar sus documentos mientras su cuenta esté vigente, y
• integrar su facturación con ContaPyme mediante un conector para Windows.

Trevol es una herramienta tecnológica. No presta asesoría contable, tributaria, jurídica ni financiera, y no verifica la realidad, la exactitud ni la procedencia de las operaciones que el Cliente factura.

2. Cuenta y acceso

Para usar el servicio, el Cliente necesita una cuenta en app.trevol.si. El Cliente debe tener capacidad para contratar, entregar información veraz y actualizada, custodiar sus credenciales de acceso y avisar de inmediato a Trevol en contacto@trevol.si cualquier uso no autorizado de su cuenta. El Cliente responde por las operaciones realizadas con sus credenciales.

3. Responsabilidades del Cliente

El Cliente es el emisor de sus facturas y notas y, por lo tanto:

• Debe estar habilitado como facturador electrónico ante la DIAN y cumplir los requisitos y trámites que la DIAN exige para facturar con el software que usa.
• Es responsable de tener una resolución de numeración de facturación vigente, con los prefijos y rangos autorizados, y de registrarla correctamente en Trevol. Trevol usa la numeración que el Cliente registra.
• Es responsable de la veracidad y exactitud de los datos de cada documento: los del comprador (incluido el correo al que se envía la factura), los productos o servicios, los valores, los impuestos y las retenciones. Debe revisarlos antes de emitir, y cada documento debe corresponder a una operación real.
• Corrige las facturas ya validadas mediante notas crédito o débito, conforme a la normativa de la DIAN.
• Responde ante la DIAN, sus compradores y cualquier autoridad por el contenido de sus documentos y por las consecuencias tributarias de su emisión.
• Si carga en Trevol su certificado de firma digital u otras credenciales, garantiza que está facultado para usarlos y es responsable de mantenerlos vigentes.
• Conserva sus facturas y soportes por el tiempo que exige la ley; puede descargarlos desde la plataforma.
• Usa el servicio solo para fines lícitos y no intenta acceder a cuentas o sistemas ajenos ni interferir con la plataforma.

4. Qué hace Trevol

Trevol genera los documentos con la información que el Cliente registra, los transmite a la DIAN, informa al Cliente la respuesta de la DIAN y entrega las facturas validadas al correo del comprador que el Cliente indicó. Trevol pone sus mejores esfuerzos para que el servicio funcione de forma correcta y continua. La entrega del correo depende también de los servidores y filtros de correo del destinatario, que Trevol no controla; el Cliente puede descargar sus documentos y enviarlos por otros medios cuando lo necesite.

5. Disponibilidad y dependencia de la DIAN

La validación de los documentos depende de los sistemas de la DIAN, cuya disponibilidad, tiempos de respuesta y cambios Trevol no controla. Trevol no responde por demoras, rechazos, caídas o cambios en esos sistemas. Cuando la DIAN no esté disponible, el Cliente debe aplicar los procedimientos de contingencia que establece la normativa.

El servicio puede interrumpirse por mantenimiento, actualizaciones o causas técnicas ajenas a Trevol. Trevol procurará avisar con anticipación las interrupciones programadas.

6. Condiciones comerciales

El precio, el plan y la forma de pago del servicio se acuerdan con cada Cliente antes de activarlo. Cualquier cambio en esas condiciones se avisará al Cliente con anticipación y no afectará períodos ya pagados.

7. Datos personales tratados por cuenta del Cliente

Respecto de los datos personales que figuran en las facturas y notas del Cliente y en la información que este carga para emitirlas (por ejemplo, los de sus compradores que sean personas naturales), el Cliente es el Responsable del tratamiento y Trevol actúa como Encargado, por cuenta y según las instrucciones que el Cliente da a través de la plataforma.

El Cliente garantiza que cuenta con la autorización de los titulares o con otra base legal para entregar esos datos y para que se traten con el fin de prestar el servicio, y responde por su veracidad. Trevol los trata solo para prestar el servicio, los mantiene en reserva, aplica medidas de seguridad, no los usa para fines propios ni los vende o cede, y traslada al Cliente las solicitudes que reciba de sus titulares. El Cliente autoriza a Trevol a apoyarse en los proveedores en la nube descritos en la Política de privacidad, ubicados principalmente en Estados Unidos. Al terminar el servicio, Trevol entrega al Cliente que lo pida una copia de sus documentos y luego suprime estos datos, salvo los que deba conservar por obligación legal.

El tratamiento de los datos que Trevol trata como Responsable se rige por la Política de privacidad.

8. Propiedad intelectual

El software, el diseño, la marca, los logotipos y los demás elementos de Trevol pertenecen a su titular. Estos Términos no transfieren al Cliente ningún derecho sobre ellos, más allá del uso del servicio mientras su cuenta esté vigente. El Cliente conserva todos sus derechos sobre la información que carga en la plataforma y le otorga a Trevol una licencia limitada, no exclusiva y revocable para tratarla con el único fin de prestar el servicio.

9. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida que permita la ley colombiana, Trevol no responde por daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de oportunidades, ni por las consecuencias de errores en la información que registra el Cliente, de las decisiones de la DIAN o de fallas de terceros. La responsabilidad total de Trevol frente al Cliente no superará el valor que el Cliente haya pagado por el servicio durante los doce (12) meses anteriores al hecho que la origine. Estas limitaciones no se aplican en caso de dolo o culpa grave.

10. Suspensión y terminación

El Cliente puede dejar de usar el servicio y pedir la cancelación de su cuenta en cualquier momento, escribiendo a contacto@trevol.si. Trevol puede suspender o terminar el servicio si el Cliente incumple estos Términos o la ley, si detecta un uso fraudulento o que ponga en riesgo la plataforma, o si no se pagan las condiciones comerciales acordadas. Al terminar, el Cliente puede pedir una copia de sus documentos (XML y PDF) conforme al numeral 7.

11. Cambios a estos Términos

Trevol puede modificar estos Términos. Los cambios se informarán al correo registrado del Cliente con al menos quince (15) días de anticipación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el servicio antes de que entren en vigor; si sigue usándolo, se entienden aceptados.

12. Ley aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se someterá a los jueces competentes de Colombia.

13. Contacto

Para preguntas, solicitudes o reclamos sobre estos Términos:

Responsable

Joshua Montclair, persona natural, identificado con cédula de ciudadanía 1108560866 (NIT 1108560866-6), que opera bajo el nombre comercial Trevol

Domicilio

Jamundí, Valle del Cauca, Colombia

Dirección de notificaciones

Carrera 14 # 24-95, Jamundí, Valle del Cauca, Colombia

Correo

contacto@trevol.si

Teléfono / WhatsApp

+57 333 224 4205

Sitio web

trevol.si